口頭だと①相手の理解を確認しながら話すので、相手が誤解したらすぐに修正できる②文章のように細かく添削されることがない
文章の場合は①一読で誤解、問い合わせの必要なく完全に理解できるようにするので、深く時間をかけて文章を考えないといけない。②報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。
No.1
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報告書、報告メールは、単に情報を伝えるだけでなく記録を残すという役割もあります。例えば、何か伝達ミスがあった場合、口頭だと言った言わないの泥仕合になりかねませんが、文書として記録があれば確認が可能です。こういう観点から、口頭ではなく、文書での報告が要求されるんだと思います。
No.2
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#1で回答されていますが、「記録に残る」という点が大きいですね。
電話でやり取りした後、同じことを「先ほど電話にて確認した件ですが」と書いて再度メールで確認することは良くやります。
「大事なことは記録に残す」というのが後々役に立ちます。
お客さんから「何でこんな仕様にしたんだ！」と怒りの問い合わせがあったときに、そのお客さん本人の書いた要望メールをエビデンスとして返信することは良くあります。
No.4
7112
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dankichikさんご指摘の通り、記録を残す意味では口頭でない報告書(報告メール含む)は重要だと思います。
もちろん、口頭で簡潔に済む伝達・報告事項は口頭での伝達で良いと思います。
また、何度もメールを往復させないと完了しない事項は、
1)直接捕まえてface-to-faceで報告・相談・調整をする,
2)「打ち合わせの結果、xxすることにした件ですが、～なのでよろしく」メールを後で記録代わりに送信
など、口頭とメールの利点を補完しあうような手法をよく使います。
ただし、
(2)報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。
これはkzmmtsdさんが仰る通りなんか変な気がします。
係長・主任以下のメンバが課長に報告した報告の中から、重要事項抽出・抜粋・概要まとめなどを行い、部長向けの総括的な報告書を作成するのは、課長がすべき作業のような気がします。(もちろん組織の規模や形態にも依存すると思いますが…)
何度も添削を行なう必要があるほどの報告書は、すでに報告というよりは、企画書・提案書や複数人でのレビューが必要な資料作成の類のものになりますよね? 月間営業報告書などのレベルになるとこれになると思いますが、おそらく週間報告や日次報告レベルの報告のお話をされていると推測しています。
URLはダミーです。http://q.hatena.ne.jp/1207840856
No.5
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報告するほうは確かに口頭で説明するほうが楽です。
しかし報告を受ける立場になって考えてみれば、書面の必要性はすぐにわかることだと思います。
自分が部長の立場だったらどんなふうに報告してもらうのが一番わかりやすくて仕事がスムーズに進められるか、想像してみればよいのではないでしょうか。
それと、何もすべての報告をかっちりとした書面で行えというわけではなく、口頭報告で済む場合もあるはずだと思いますよ。どのような形態で報告するのが業務を円滑に進めるのに適しているか（つまり、そのテーマが精密な記録を必要とするものなのか、単純に白か黒かを伝えればよいものなのか）を判断する力を育てるのも社会人として大切なことかと思いますが、いかがでしょうか。
No.6
1231
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過去の経験からこんなことかなって思います。
1.会議でも議事録を残してお互いが相互認識できるように
するとトラブルは少なくなる。
2.ビジネスにおいて文章を書くスキルは報告書以外でも
重要なのでそのトレーニング。添削される機会は貴重です。
3.上司が第三者に報告する場合、その書類を渡すだけで
正確に端的に伝えられ、他の仕事に時間を配分できる。
No.7
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http://q.hatena.ne.jp/1207840856
アドレスはダミーです。
最初の回答者の言うとおり、報告書の目的は文書化による経過保存の役割が強いと思います。
口頭の場合：
＞①相手の理解を確認しながら話すので、相手が誤解したらすぐに修正できる
単純な1対1の会話であれば有効かもしれませんが、報告書には将来的に多くの人間が目を通す事になると思います。誰かがある仕事内容の報告が気になったときに、貴方はその人達全てに毎回一々説明する時間は無いでしょうし、前回別の人に説明したときと同一内容あるという保障はありません。やはり客観的な説明および全体的な時間短縮として文書化する必要はあると思います。
＞②文章のように細かく添削されることがない
これは報告者の一方的な都合であり、客観的な長所とは考えられません。不適切な表現や不十分な説明内容では報告として認められない以上、一方的な報告は何の価値もありません。聞く相手が望む情報を盛り込んだ上での報告は最低限の常識と考えます。
文章の場合：
＞①一読で誤解、問い合わせの必要なく完全に理解できるようにするので、深く時間をかけて文章を考えないといけない。
これはとても大事な事です。報告という以上は、聞いた相手が即座に正確に把握できる言葉で伝達する必要があります。聞く相手はその用件の詳細を直接見聞きした訳ではないので、その点をきちんと踏まえた上での説明が必要になるはずです。書き方に慣れれば時間は自然と短縮されるでしょうし、そもそもゆっくり時間をかけて書き直ししてもきちんと表現できない事をその場の話し言葉のみで完全に理解させることができるとは思えません。
＞②報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。
この点も主観的理由であり、客観的に文書化を否定する材料にはなりません。少なくとも課長は報告能力および技術に関して貴方より経験豊富であるからこそ貴方の報告書を確認する訳ですし、これはいわば”上司からの心遣い”と受け取るべき部分ではないでしょうか。貴方も身内といえど相手に失礼の無い仕事をしてみせる義務があるわけですし、貴方が本当に優れた報告能力および技術を有しているならば、再提出を言われる事なくすんなり通るはずです。
以上、耳障りな内容かも知れませんが、私なりの意見を述べさせて頂きました。
お粗末さまでした。
No.8
2023
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会社の規模が大きくなるにつれて報告書の数は増える傾向にあるようです。私がサラリーマンをやっていた頃には、週報、月報、四半期毎のレポート、それ以外にも毎日の行動記録をアップさせられていました。そして、それぞれの報告書を元にして会議を行うものですから、会議自体が業務なのか？と訝ったものです。
しかしながら、文字情報を提出させられることには、ちゃんとした理由があります。
部長の部下が全員で１００人いるとして、１人から１５分の報告を受ければ、合計２５時間もの労働が必要になります。文字情報であれば、おそらく１分×１００人＝１時間４０分以内に処理できるでしょう。喩え部下の数が数人だったとしても、文字情報の方が早く処理できることに違いはありません。
ちなみに、ビジネス文書を書く際に最も重要な点は『結論から書き出すこと』と言われています。これも、文書に目を通す上役が時間を節約できるようにする為です。つまり、貴殿の仕事の効率より部長の効率を優先しているということなのです。その理由は至極当然ですよね。
課長が部下のレポートを添削することにも理由があります。第一に部下（レポート制作者）を守ること、第二に自分自身の保全です。部下がトンチンカンなレポートを部長に出せば、当然叱責を受けます。叱責を受けるのは課長自身であり、また部下本人です。課長には「部下の教育がなっていない」との評価が下され、部下には「無能」とのレッテルが貼られてしまう。人員削減の話があれば、その無能な部下が矢面に晒されてしまうでしょう。課長ならば課員全員のことを詳しく知っていて、喩えレポート書きが下手糞でも、見処のあるヤツだと思ってくれているかも知れません。しかし部長は部員全員を詳しく知っているでしょうか。
文書を作成するという行為は、自分の考えを纏めるのに役立つ側面もあります。特に業務報告書の作成は、自分自身を客観的に見詰める良い機会です。客観的でないと、文章に説得力が無いですから。逆に自分自身が言いたいことを言える場として、自分はこれだけ頑張っているんだと主張できる数少ない機会と捉えて、チカラを入れて取り組むことをお勧めします。
以下、リンクはご参考まで。
No.9
72426
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②報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。
と言うことはあなたは満足な報告書が書けないと言うことになる。自分で頭使って報告書書いて、添削されたら何が悪かったか考えて次の報告書を書かないといつまでも報告書が書けないことになると思いますが？
せっかく鍛えてくれているのだから報告書くらい書けるように努力してみたらいかがでしょうか？
No.10
461778
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報告書の作成、報告メールの作成をすることついて、口頭での報告ではなく、報告内容を文書化する
ことによって多くの人が読むことができ、後々の業務の参考になります。
また、後日の言い逃れなどを防ぐ効果や、文書化され後に残るという緊張感から社員の仕事に対する
熱心さにつながるという効果も期待できると思われますので、手間がかかりますが、報告書の作成、
報告メールの作成をしてみてください。
長いことを作成をしていただきますと、いずれ作成に慣れてきます。
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